Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś istotny dokument przykładowo może się zawieruszyć, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba ułatwienia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.

Ogólnie pojęcie to jest stosowane w odniesieniu do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia (zobacz). Następnie dane są odbierane przez pracownika realizującego zadanie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia kat A1Grójec – polecamy– manewr.eu/kursy-prawa-jazdy/szkolenia-kategorii-am-a1-a2/ -. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu zadania (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie ma miejsce akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to swoiste cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od potrzeb firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje wybranych programów.